Contexte et défis
L’efficacité des processus administratifs n’a pas toujours été considérée comme un vecteur de performance des organisations. Cependant, une partie significative des gains de productivité peut être réalisée ailleurs que dans l’atelier de production.
Les fonctions commerciales, administratives et de support aux opérations (Sales, General and Administrative Functions ou SG&A) représentent une part importante des charges d’exploitation. Selon les secteurs d’activité et le niveau de maturité des organisations, leur poids peut s’avérer très variable, signe que ces charges sont très manœuvrables. Pour cette raison, les entreprises sont désormais nombreuses à entrer dans une logique d’industrialisation de leurs fonctions support, avec la création de centres de services partagés (shared services centers) et la mise en place de processus standardisés.
Ces mutations permettent d’appliquer aux fonctions support les techniques du lean management, tant leur fonctionnement s’est rapproché de celui des ateliers de production. Les méthodologies employées sont les mêmes que celles d’une démarche de lean management industriel (Time in Motion analysis, Value Stream Mapping, Kaizen Events, Gemba, Spaghetti Bowl analysis, etc.). Pour donner des résultats probants, le lean management exige une forte compréhension du domaine fonctionnel afin de garantir la pertinence des recommandations.
Comme dans toute démarche de lean management, la recherche de valeur ajoutée pour le client, le plus souvent les opérations, est centrale. C’est pourquoi ces derniers sont placés au cœur de la réflexion, afin qu’ils expriment leurs attentes spécifiques quant à chaque fonction support – par exemple, assurer l’acheminement des matières et des composants sur les lignes de production pour la fonction approvisionnements ou produire l’information comptable dans les meilleurs délais et au meilleur coût pour la comptabilité.
Notre approche
Pour chaque processus, Argon & Co mobilise des experts fonctionnels et sectoriels rompus aux techniques du lean management.
Nous privilégions une approche pragmatique, afin de dégager des gains rapides mais aussi de responsabiliser tous les acteurs et d’ancrer ces nouveaux comportements qui pérenniseront les résultats.
Nos expertises métier et notre capacité à intervenir au plus près du terrain, tant avec les équipes opérationnelles qu’avec les équipes fonctionnelles, nous permet d’accompagner nos clients dans la mise en œuvre du lean office :
- quantification et analyse fine de l’ensemble des tâches et des dépenses des services concernés,
- évaluation de la nécessité et de la valeur, pour le client interne (et externe), des différentes tâches et activités,
- qualification du risque de la suppression éventuelle de certaines tâches,
- fixation des objectifs de réduction de coûts aux différents responsables afin de faciliter la remise en cause et de permettre les ruptures dans les comportements,
- et, bien sûr, l’accompagnement de l’entreprise dans la mise en œuvre des actions définies, le change management et le suivi des gains.