Contexte et défis
Mettre en place une organisation Shared Services, c’est passer d’un modèle où chaque entité ou business unit dispose de l’ensemble de ses moyens, à un modèle où ces ressources sont mutualisées et font l’objet d’une refacturation interne.
Si elle est correctement implémentée, cette organisation améliore l’efficacité de l’entreprise : le service rendu progresse et les coûts associés diminuent. Pour exploiter ces avantages, la mise en place de bonnes pratiques est incontournable : mécanismes de gouvernance adaptés avec les différentes entités dites « clients internes » (y compris Service Level Agreement, KPI, comités, refacturation), dispositif de pilotage de la qualité, démarche d’amélioration continue intégrant l’ensemble des leviers d’efficacité (simplification, standardisation des processus de bout en bout, automatisation). Il convient surtout de placer la gestion des ressources humaines au cœur de la performance du Shared Services grâce à une politique RH appropriée.
Plus spécifiquement, le digital peut produire une amélioration majeure en matière de performance. Les écarts de productivité se creusent entre les Shared Services qui adoptent les nouvelles technologies digitales (solutions SaaS Cloud agiles, RPA (Robotic Process Automation), intelligence artificielle, dématérialisation et workflow) et les autres. Des gains de productivité de 2 à 6 fois supérieurs sont enregistrés selon les processus. Par ailleurs, les entreprises sans Shared Services restent beaucoup moins bien armées pour déployer ces nouvelles technologies.
Notre approche
La parfaite maîtrise des leviers d’excellence opérationnelle d’un Shared Services et des nouvelles technologies par les experts d’Argon & Co leur permet d’assurer un accompagnement de très haut niveau pour les entreprises en quête d’une meilleure performance. Nous portons un regard neuf sur les Shared Services en place, alimenté de benchmarks et de bonnes pratiques éprouvées au sein d’autres centres. Nous apportons des recommandations concrètes, personnalisées à chaque situation et directement applicables. Voici les problématiques que nous traitons :
- amélioration de la gouvernance des Shared Services ;
- construction de dispositifs de pilotage (qualité de service, performance…) ;
- définition de modèles de refacturation vertueux ;
- lancement d’une démarche d’amélioration continue ;
- élaboration de la politique de gestion des ressources humaines adaptée aux Shared Services ;
- analyse du niveau de maturité digitale des Shared Services et des évolutions à envisager ;
- détermination des enjeux d’efficacité et de qualité ;
- aide aux choix technologiques.
En étroite collaboration avec nos clients, nous élaborons la feuille de route de transformation des Shared Services et les accompagnons dans l’atteinte de résultats tangibles.