L’année 2020 a été marquée, comme les années précédentes, par une très forte hausse du nombre de projets de mécanisation intralogistique en France et en Europe. La crise du Covid-19 a joué un rôle de catalyseur et de plus en plus d’entreprises prennent aujourd’hui conscience de l’intérêt de tels projets, que ce soit pour accompagner une phase de croissance ou pour optimiser la distribution de flux plus matures.
Si automatiser ses opérations constitue une orientation stratégique dans la transformation de l’entreprise, se lancer dans un tel projet requiert souvent un fort niveau d’investissement et nécessite de se préparer sérieusement. Comme souvent pour des projets de cette ampleur, les phases d’études et de cadrage qui suivent la décision jouent un rôle crucial dans la réussite future. Nous distinguons quatre points clés qu’il convient de sécuriser rapidement après avoir engagé un tel projet.
(Ré)exprimer clairement le besoin
La motivation originelle est souvent très claire au moment de la prise de décision. La déclinaison opérationnelle, la définition détaillée des processus ainsi que les facteurs dimensionnants, comme les volumétries associées, peuvent l’être beaucoup moins. Il se peut, par exemple, que le besoin ai évolué en cours de réflexion ou encore que la clarification de certains points ouverts ai été repoussée. Etant donné la nécessité de dialoguer rapidement avec des équipementiers qui n’ont sans doute pas connaissance de l’ensemble des tenants et aboutissants du projet, il est primordial de prendre un moment de réflexion avant de les solliciter afin de remettre à plat les attentes concernant la future installation.
On note trois points en particulier :
- Définir le périmètre du projet en se focalisant sur la valeur générée : la tentation est forte d’élargir le projet en phase amont, que ce soit en termes de flux ou de process. Cependant, automatiser tous les processus n’a pas le même intérêt économique et opérationnel. Un cahier des charges trop large risquerait de masquer le vrai besoin.
- S’affranchir de l’existant pour définir les besoins : de nouveaux besoins non encore identifiés apparaîtront au fur et à mesure de la réflexion. Mais à force de rentrer de plus en plus dans le détail, la tentation de reproduire les processus existants deviendra de plus en plus forte. Par ailleurs, trop ajuster la solution cible à des besoins ultra-spécifiques nuira à son bon fonctionnement et à sa rentabilité. Il faudra veiller à rationaliser les demandes métier pour distinguer le nécessaire de l’accessoire.
- Restituer les besoins de manière structurée et priorisée : cela facilitera l’appropriation de la problématique par l’équipementier.
Respecter ces principes permettra de simplifier la rédaction du cahier des charges fonctionnel et d’anticiper les questions que vont poser les équipementiers lors des ateliers de travail.
Structurer un cahier des charges
Le cahier des charges fonctionnel est la pierre angulaire des échanges entre l’entreprise et le fournisseur de solutions intralogistiques. Même si le projet repose sur des solutions standard du marché, celles-ci doivent toujours être plus ou moins adaptées en fonction de la réalité de l’entreprise et des processus couverts. De nombreuses informations, de natures diverses, doivent alors être communiquées à l’équipementier pour qu’il intègre pleinement la problématique du projet. Afin de faciliter les échanges et la compréhension du fournisseur, un cahier des charges correctement structuré est essentiel et doit veiller ad minima à :
- Introduire l’entreprise et le projet: donner du contexte au fournisseur est primordial pour qu’il comprenne les enjeux et les points clés du projet
- Préciser le périmètre de la sollicitation et les livrables associés
- Préciser l’agencement de la zone de chantier (plans …)
- Préciser les conditions d’opération de la future installation
- Préciser la nature des charges à manutentionner (types, dimensions, poids, …)
- Préciser les données de volumétrie du projet (profil de commande, volume annuel, saisonnalité, …)
- Décrire les processus à automatiser (en insistant sur les spécificités métier)
- Préciser l’environnement informatique du projet: la solution nécessitera la mise en place d’une brique WCS (Warehouse Control System) afin de pouvoir la piloter. L’équipementier doit comprendre dans quel environnement cette brique doit s’insérer.
D’autres rubriques pourront être ajoutées en complément si le donneur d’ordre le souhaite (modalité de réception de l’installation, conditions de simulation, …). Le cahier des charges doit être rédigé de manière claire et concise, sans présager de la solution future afin de laisser la liberté à l’équipementier de répondre à la demande avec le meilleur concept possible.
Modéliser un jeu de données cible
Des jeux de données représentatifs de la cible sont les premières informations que demandent les équipementiers si elles n’ont pas déjà envoyées en parallèle du cahier des charges. Trois grands types d’erreurs surviennent lors de l’élaboration de ces jeux de données :
- Mauvaise identification des données clés : toutes les informations n’ont pas le même niveau d’importance pour le fournisseur en fonction de la nature du projet et des technologies ciblées. Créer des jeux de données représentatifs de l’activité cible prend du temps : il faut essayer autant que possible d’identifier les besoins en données des fournisseurs en amont de la consultation, afin de préparer les jeux de données en parallèle du cahier des charges.
- Confusion entre données historiques et données cibles : un projet de mécanisation nécessite de se projeter sur du long terme et de formaliser les évolutions business (volumétries, typologie de commandes, comportement clients, attentes futures, …). Il est essentiel d’intégrer ces évolutions dans les données transmises aux équipementiers, sans quoi la solution sera dimensionnée sur des indicateurs métiers non pertinents ou obsolètes.
Sous-estimation de la complexité des données : les données extraites des systèmes d’information de l’entreprise doivent être retravaillées avant envoi à l’équipementier (correction de données aberrantes, sélection de période représentatives, correction d’effets temporaires non représentatifs, …). Ce travail d’analyse exige du temps et ne doit pas être précipité : les équipementiers se basent principalement sur ces données pour dimensionner leur installation. Un jeu de données erroné peut avoir d’importantes conséquences lors du démarrage de l’installation dans les mois qui suivent. Des approches statistiques et probabilistes fines sont requises pour préparer convenablement les jeux de données cibles. Cela nécessite bien souvent de disposer d’une ressource ayant de fortes compétences analytiques à plein temps sur le sujet, en parallèle de l’expression de besoins et de la rédaction du cahier des charges.
Crédibiliser le dossier
Le marché de l’automatisation intralogistique est en plein essor. La plupart des équipementiers sont débordés et deviennent réticents face à des dossiers insuffisamment préparés (besoin mal exprimé, décision d’investir non actée, trop peu de données, …). Initier des contacts avec les équipementiers pressentis quelques semaines avant de lancer l’appel d’offre peut être un très bon moyen de préparer le terrain à votre dossier. Cela permettra à la fois de vérifier l’intérêt porté par le fournisseur mais également d’échanger avec lui sur ses attentes par rapport au cahier des charges.
Les équipementiers ne sont pas rémunérés durant le processus d’avant-vente qui peut durer plusieurs mois : ils privilégieront des projets matures, bien préparés et qui suscitent leur intérêt.
Comment Argon & Co peut vous accompagner sur les premières étapes de votre projet ?
En prenant la décision de lancer un projet d’automatisation, le demandeur passe d’un mode d’études à celui de la réalisation et celle-ci nécessite une structure organisationnelle claire et des compétences techniques plus fortes. Le cabinet Argon & Co, grâce à son expérience de projets similaires, est à même d’ accompagner ses clients dans cette transition :
- La connaissance de ce type de projets au sein du cabinet permet d’ aider nos clients à structurer leur démarche en partageant avec eux les bonnes pratiques en matière de conduite d’appel d’offre de solutions automatisées
- Rompu à ce type de projets, le cabinet dispose de livrables types facilement réutilisables et disposons d’outils adaptés en matière d’analyse de données permettant d’accélérer et de standardiser la préparation de l’appel d’offre
- L’ expertise technique du cabinet lui permet de répondre aux interrogations sur les technologies ou les processus à mettre en place ainsi que de challenger et objectiver les solutions proposées par les fournisseurs
- Notre connaissance des intégrateurs ou des industriels spécialistes du secteur permet d’orienter vers les bons partenaires potentiels et de crédibiliser votre dossier afin de s’assurer que les fournisseurs clés y donnent suite
- Argon & Co s’assure de la bonne acceptation du projet par les différentes parties prenantes (top management, management intermédiaire, équipes opérationnelles) grâce à son expérience en gestion de projets de transformation
L’apparente complexité des projets d’automatisation intralogistique ne doit pas freiner les ambitions de transformation et de croissance. N’hésitez pas à contacter le cabinet pour vous faire accompagner sur vos projets.
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