Einführung und Herausforderungen
Die Dauer der Implementierungsphase hängt von der Anzahl der zu migirierenden Standorte ab. Sie bestehen aus einer Vorbereitungsphase, einer Übergangsphase (in der die Aktivitäten auf Shared Services übertragen werden) und einer Stabilisierungsphase.
In der Umsetzungsphase kann nicht improvisiert werden. Die Einführung einer neuen Organisation ist in vielerlei Hinsicht komplex und mit technischen Risiken im Zusammenhang mit dem Wissenstransfer sowie sozialen und personellen Risiken verbunden. Darüber hinaus können unterschiedliche Informationssysteme und der internationale Kontext, in dem Unternehmen tätig sind, zu weiterer Komplexität führen.
Unsere Erfahrung mit Shared-Services-Projekten hat uns dabei geholfen, fünf wichtige Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Umsetzung zu identifizieren. Der erste Faktor ist die Unterstützung durch die Unternehmensleitung und die Abstimmung zwischen den vom Projekt betroffenen Führungskräften. Der zweite Faktor ist die Vorwegnahme und das Management der sozialen Dimension des Projekts. Der dritte Faktor ist die Wahl des Standorts und der Räumlichkeiten für das Shared-Services-Center. Der vierte Faktor ist die Notwendigkeit, hochqualifizierte Teams zu rekrutieren. Der fünfte Faktor ist die Vorbereitung und das strenge Management der kritischen Übergangsphase, um die Qualität und Kontinuität der Dienstleistungen aufrechtzuerhalten.
Wie wir helfen können
Argon & Co unterstützt seine Kunden in allen Phasen der Umsetzung eines Shared-Services-Projekts an allen Standorten weltweit. Unsere Experten verfügen über zwanzig Jahre Erfahrung in der Umsetzung von Shared Services, dem Management der Risiken und der nachhaltigen Beschleunigung der Implementierung.
Das Umsetzungsprogramm gliedert sich in acht Schlüsselbereiche mit starken Abhängigkeiten:
- Personal- und Kommunikationsstrategie: Definition, Vorbereitung und Nachverfolgung des Informations- und Konsultationsverfahrens, Kommunikationsmanagement
- Infrastruktur: Standortwahl, Auswahl des Standorts, Vertragsabschlüsse, Vorbereitung der Infrastruktur
- Organisation und Governance: detaillierte Konzeption der Zielorganisation und Governance, Stellenbeschreibungen, Rekrutierungs- und Schulungsplan sowie Überwachung
- Prozesse: Validierung des detaillierten Umfangs, Dokumentation der Prozesse
- IT-Systeme: Identifizierung und Implementierung von IT-Systemarbeitsweisen (z. B. Zugriff und Berechtigungen, Workflows)
- SLA, KPI und Nachberechnung: Definition von Dienstleistungen und Managementindikatoren, Baselining (Erstellung einer Referenzbasis), Leistungsüberwachung und Nachberechnung
- Übergang: Vorbereitung der Migration von Aktivitäten, Management des Wissenstransfers und Job-Shadowing, Stabilisierungsmanagement